La parola Apostille ha origini francesi e significa “certificazione”.
Si tratta di un certificato specifico che viene allegato al documento originale per verificarne la legittimità e l’autenticità, in modo da essere accettato in uno degli altri Paesi membri della Convenzione dell’Apostille dell’Aja. Pertanto, una persona proveniente da un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso la Rappresentanza consolare e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno Stato – e indicata per ciascun Paese nell’atto di adesione alla Convenzione stessa – per ottenere l’apposizione dell’Apostille sul documento.

La Convenzione dell’Aja richiede che tutte le Apostille siano numerate in modo consecutivo; ogni Apostille emessa avrà un numero unico ed individuale. Le Apostille emesse dai Paesi aderenti alla Convenzione presenteranno layout diversi, ma conterranno sicuramente un sigillo/timbro e i seguenti campi obbligatori: nome del Paese che rilascia l’Apostille, nome della persona che firma il documento, la qualifica della persona che firma il documento, il luogo e la data di certificazione, l’autorità che rilascia il certificato, il numero del certificato, il sigillo o il timbro dell’autorità che rilascia il certificato e la firma della persona che rilascia il certificato.

In Italia, le Apostille sono rilasciate da due enti: la Procura della Repubblica appone le Apostille su documenti legali (es. atti notarili, traduzioni giurate, sentenze, e qualsiasi atto rilasciato dal Tribunale), mentre la Prefettura appone le Apostille su tutti gli altri tipi di documenti (es. atti scolastici, universitari, atti rilasciati dalle ASL etc.)

Grazie ad accordi particolari è possibile non apporre le Apostille dell’Aja o la legalizzazione per i documenti rilasciati dai seguenti stati:

Austria, Belgio, Danimarca, Francia, Germania, Irlanda, Lettonia (per i documenti rilasciati dopo il 31/10/2010), Lussemburgo, Olanda (estesa ad Antille Olandesi e Aruba), Polonia, Portogallo, Turchia.

Per i documenti dunque che debbono essere presentati presso autorità degli stati indicati è sufficiente una traduzione giurata o certificata e non legalizzata. Allo stesso modo anche in Italia non sarà necessario apporre alcuna apostilla o legalizzazione, essendo sufficiente la traduzione giurata presso un tribunale italiano.